End-to-end digitaliseren in de maakindustrie: What’s in a name?

We hebben inmiddels dus geleerd wat de goeie methodieken zijn, wat wel of niet werkt en waar technologie en software voor meerwaarde zorgen. We combineren onze praktijkervaring in het digitaliseren van processen met de expertise van hooggeschoolde ingenieurs, business analisten en softwareontwikkelaars. Onze inbreng zorgt ervoor dat maakbedrijven sneller kunnen schakelen, minder fouten maken in het traject en hun rendement verhogen.

End-to-end digitalisatie betekent dat we het hele traject van een product vlot digitaal kunnen afhandelen, vanaf de offertebespreking met de klant tot de oplevering van het eindproduct. De meeste afdelingen of disciplines binnen de organisatie zijn betrokken: sales, engineering, aankoop, productie, facturatie. Administratie en papieren worden maximaal vervangen door software en online toepassingen. Dat komt de kwaliteit, traceerbaarheid en efficiëntie ten goede. Minder papier staat gelijk met minder fouten en minder tijdsverlies. 

We vertrekken vanuit de concrete vraag en specifieke noden van klanten. Ook in een productieomgeving vertrekt elk project immers van de klantspecifieke vraag. Wij capteren die vraag bij de offerte in een digitaal systeem en stroomlijnen vervolgens de verschillende stappen die tot de oplevering leiden. 

In onze aanpak kiezen we meestal niet voor een ‘big bang’. We zoeken naar quick wins, starten met kleine stappen, die evenwel kaderen in een groter geheel: de end-to-end digitalisering is het einddoel, maar we werken er geleidelijk aan naar toe. Het stappenplan zorgt er tevens voor dat betrokken medewerkers snel het resultaat zien van de inspanningen en investeringen. Het lost vaak ook zeer praktische problemen op waarmee zij geconfronteerd werden. 

Stap 1: een blue paper workshop 

Om een visie op end-to-end digitalisatie uit te werken, starten we met een zogenaamde “blue paper workshop”. We nodigen de klant uit in ons kantoor om, los van de dagelijkse besognes, te brainstormen over hoe een gedigitaliseerd proces er idealiter zal uitzien. 

Het is cruciaal dat hiervoor een kernteam wordt samengesteld van mensen die in elke fase van het proces betrokken zijn, zodat hun concrete ervaring kan worden ingebracht. Dit zijn enkele van de vragen van waaruit zo’n oefening vertrekt: Hoe maken we contact met de eindklant? Hoe wordt een offerte opgemaakt? Hoe verloopt het proces van de bestelling? In welke fase spelen de ingenieurs een rol? Waar en wanneer wordt de aankoopdienst betrokken? Waar zitten de hefbomen om in productie een hogere efficiëntie of betere kwaliteit te halen? Wat zijn de uitdagingen in het proces waarop technologie een antwoord kan vormen, …? 

We houden daarbij ook rekening met de interne knowhow die over de jaren heen uitgebouwd is, vaak op organische manier. De kennis die (nog) niet werd geborgd, maar wel aanwezig is in de hoofden van de medewerkers: welke aanslepende problemen moeten we aanpakken? Welke oplossingen werden reeds bedacht in de dagelijkse werking? Waar zit de grootste hefboom als we gaan digitaliseren? 

Stap 2: technologische keuzes maken 

2.1 een Configure Price Quote-systeem 

Technologie implementeren in bedrijfsprocessen kan op verschillende niveaus. Vandaar dat we kiezen voor een geleidelijke aanpak binnen een holistische visie op het digitaliseringsproces. We zien dat klanten vaak vertrekken vanuit het klantenperspectief, dus vanuit het offerteproces en de interne verwerking van de bestelling. Hier biedt een Configure Price Quote-systeem (CPQ) een oplossing: het opstellen en berekenen van de offerte, gekoppeld aan de interne verwerking en de flow die een bestelling volgt naar het ERP-systeem en de werkvloer. Hoe hoger de complexiteit (hoge variatie aan opties, kleine volumes), hoe meer efficiëntiewinst er te halen valt. 

Squadron implementeert CPQ-oplossingen zoals Trimit en Hive.  

• Trimit is een Deense oplossing, die het grote voordeel biedt dat ze perfect integreert met Microsoft Business Central. Er zit een configurator in voor order intake of configuratie van het product en de daaruit volgende logica voor aankoop, productie en pricing wordt meteen meegenomen in de diverse processen. Het is dus een ideale CPQ voor high mix/low volume-bedrijven.  
• Hive is een losstaande toepassing voor productconfiguratie, die niet integreert in de ERP-omgeving. Alleen het eindresultaat wordt overgezet in het ERP-systeem. Eén van de troeven is de experience voor de eindklant: Hive bevat ook 3D visualisatie.   
• Een derde optie is het op maat ontwikkelen van een CPQ, bijvoorbeeld omdat er heel specifieke noden zijn voor de configuratie en pricing van een productengamma.  

Maar we beperken ons niet tot standaardoplossingen. Indien nodig zorgen we voor custom software development en applicaties op maat van specifieke (deel-)processen. Vaak bieden shopfloor apps bijvoorbeeld quick wins. Ze vervangen papieren stromen door een tool of dashboard app voor de operator, bijvoorbeeld om aantallen van een productie bij te houden, eenvoudig stockbeheer te doen, de kwaliteitsindicatoren te loggen of incidenten te registreren. Met een incident management app wordt het veel makkelijker om problemen te registreren en vervolgens de mogelijke oorzaken te analyseren. Let wel: het succes staat of valt met de eenvoud en de user experience. 

Vergeet bovendien niet dat naast de implementatie van een tool een begeleidings- en veranderingstraject nodig is. Ook de manier waarop er gewerkt wordt, moet immers worden aangepast. 

Een digitale transformatie is nooit af. Het wordt een continu proces van evalueren, bijsturen, verder perfectioneren. Hoe meer we kunnen standaardiseren in digitale processen, hoe makkelijker dat wordt. Onze lesson learned: hou je ERP-systeem bij de start zo standaard mogelijk om geen problemen te ervaren bij toekomstige upgrades. En zorg ervoor dat eventueel maatwerk futureproof is.  

Als partner van Microsoft verkiezen we Business Central als ERP. Het werd door Forbes uitgeroepen tot beste ERP voor de maakindustrie. Business Central biedt de nodige functionaliteiten om tot een goed beheer van de processen te komen, en omvat standaard alle basisdata, gekoppeld aan financiële rapportering. Hier kunnen we meestal het gros van de specifieke noden van een klant mee invullen.  

Boven op het Microsoft-ecosysteem kunnen we bestaande applicaties integreren via de Azure cloud en het Power Platform. We ontwikkelen ook zelf nieuwe apps, op maat van de noden bij de eindklanten van het maakbedrijf of voor een specifieke behoefte in de productie. Dergelijke integraties zijn sowieso maatwerk. Ook het koppelen van verschillende applicaties gebeurt best zo geautomatiseerd mogelijk. Hoe meer er geïntegreerd wordt, hoe minder manueel werk er overblijft. 

Indien er bijkomende programmatie nodig is, maken we gebruik van het Power Apps platform. Sinds 2019 kunnen we aan de hand van low-code op een snelle manier nieuwe applicaties ontwikkelen, met minder code en dus minder kans op fouten. Je kan hiermee toepassingen op maat creëren, implementeren en snel aanpassen. Het is een ideale manier om processen te digitaliseren. 

Op deze manier levert data steeds nieuwe input om de digital factory verder uit te bouwen. Voor kmo’s betekent dat dat je kiest voor een flexibel platform dat een geleidelijke implementatie mogelijk maakt, en dat je opschaalt in functie van de snelheid die haalbaar is voor de organisatie.  

CRUCIALE SUCCESFACTOREN 

Onze ervaring heeft ons geleerd dat vier factoren cruciaal zijn om een succesvolle digitalisering te realiseren: 

• Trek voldoende tijd uit voor de analyse. Er zit veel waarheid in de manier waarop vandaag wordt gewerkt. Ontleed die situatie, onderzoek de ‘why’ achter de huidige manier van werken. En ga vervolgens na hoe ze gedigitaliseerd kan worden om het beter te doen. 
• Technologie kan heel veel, maar niet alles. Een slecht proces digitaliseren levert een slecht gedigitaliseerd proces op. Zoek naar de toegevoegde waarde van software en applicaties. Investeer in de juiste oplossing, waar bedrijf, medewerkers en klanten voordeel uit halen.  
• Besteed ruim aandacht aan de cultuur in je bedrijf. De visie van de ondernemer speelt daar een belangrijke rol in, net als de vrijheid die hij geeft aan zijn teams. Samenwerking over afdelingen heen zal een noodzaak zijn. Betrokkenheid en change management evenzeer. 
• Ontwikkel tools en applicaties die inclusief zijn en het gebruik ervan stimuleren. Laat de app de logica van de medewerker volgen, in plaats van omgekeerd. Hoe makkelijker in gebruik, hoe vlotter medewerkers ermee aan de slag zullen gaan. Eenvoudiger toepassingen betekenen meestal ook dat je het budget beter in de hand kan houden. 

Geprikkeld om met end-to-end digitalisatie aan de slag te gaan?